Privacyverklaring

M365Werkplek.nl, een dienst van JNetworks (KvK: 84945737), hecht veel waarde aan jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ze beschermen en welke rechten je hebt. Wij behandelen jouw gegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

M365Werkplek.nl is een dienst van JNetworks, gevestigd in Houten/Utrecht en actief in heel Nederland. Wij verzorgen Microsoft 365 migraties en werkplekbeheer voor ZZP'ers en MKB-bedrijven.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wanneer je via het contactformulier op onze website contact opneemt, verzamelen wij de volgende gegevens:

• Naam
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• E-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• De inhoud van je bericht of vraag

Wanneer je klant van ons wordt, verwerken wij aanvullend gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening en facturatie, zoals factuuradres, BTW-nummer en gegevens van contactpersonen.

3. Waarom verzamelen we deze gegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Contact opnemen: om je vraag te beantwoorden of een offerte te maken
• Uitvoeren van diensten: migraties, inrichting en beheer van Microsoft 365 omgevingen
• Facturatie en administratie: wettelijke verplichting onder fiscale wetgeving
• Verbetering van onze dienstverlening: geanonimiseerde analyse van websitegebruik

4. Wettelijke grondslag

Wij verwerken jouw gegevens op basis van:

• Toestemming: wanneer je het contactformulier invult
• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer je klant bij ons bent
• Wettelijke verplichting: bewaartermijn van financiële administratie
• Gerechtvaardigd belang: om onze dienstverlening te verbeteren en te beveiligen

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig:

• Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden
• Klantgegevens: tijdens de duur van de samenwerking en tot 2 jaar daarna
• Financiële administratie: 7 jaar (wettelijke verplichting)

6. Met wie delen we je gegevens?

Wij delen jouw gegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer dit wettelijk verplicht is. Hierbij maken wij gebruik van de volgende categorieën verwerkers:

• Web3Forms: voor de verwerking van contactformulieren via de website
• Microsoft: voor email, agenda, document opslag en CSP licenties
• Microsoft Clarity: voor geanonimiseerde analyse van websitegebruik
• Boekhoudpakket: voor het verwerken van facturatie en administratie
• Hostingprovider: voor het draaien van onze website

Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken zijn vastgelegd over de bescherming van jouw gegevens.

7. Beveiliging van je gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang of misbruik. Dit omvat onder andere:

• Versleuteling van data tijdens verzending (HTTPS/TLS)
• Toegangsbeperking tot persoonsgegevens (alleen wie het nodig heeft)
• Multi-factor authenticatie op alle systemen
• Regelmatige beveiligingsupdates en monitoring

8. Cookies en analyse

Onze website gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website.

Daarnaast maken wij gebruik van Microsoft Clarity om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Clarity verzamelt geanonimiseerde gegevens over muisbewegingen, klikken en scrollgedrag, zodat wij de website kunnen verbeteren. Microsoft verwerkt deze gegevens conform de eigen privacyverklaring van Microsoft. Er worden geen persoonlijk identificeerbare gegevens vastgelegd.

9. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben
• Rectificatie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: je kunt vragen om verwijdering van je gegevens
• Beperking: je kunt vragen om beperking van de verwerking
• Overdraagbaarheid: je kunt een kopie krijgen van je gegevens
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking
• Toestemming intrekken: je kunt eerder gegeven toestemming intrekken

Om gebruik te maken van een van deze rechten, neem contact met ons op via info@m365werkplek.nl. We reageren binnen 30 dagen op je verzoek.

10. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op zodat we samen tot een oplossing kunnen komen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je hier actief over.